Email et procrastination

Le cauchemar des emails, vous connaissez ?

Je n’ai jamais rencontré de collègue qui ne se sente pas immédiatement mal quand je lui parle de sa boite mail. Certain·e·s prennent un air défaitiste et changent rapidement de sujet. Un autre m’avoue l’air déprimé que ça ne serait pas un problème…s’il pouvait s’y consacrer à temps plein.

Il y a ceux qui traitent en continu leurs emails quand ils arrivent pendant la journée, tout en essayant de se concentrer sur autre chose entre deux messages. Il y a celles dont l’objectif est “boîte de réception : 0” à la fin de la journée mais qui n’y arrivent pas toujours. Il y a ceux qui marquent comme “non lus” les messages auxquels ils veulent répondre un jour, en laissant des milliers de messages s’accumuler dans leur boîte de réception et en rendant difficile de retrouver les fameux messages à traiter. Il y en a qui sont tellement angoissés par l’état de leur messagerie qu’ils ne l’ouvrent plus que rarement, en se demandant à chaque fois quel message auquel ils auraient dû répondre depuis longtemps ils vont découvrir… Et puis il y a toujours ce moment où vous travaillez sur un projet mais où vous avez besoin d’une information qui se trouve dans un mail, et où vous réveillez 15 minutes plus tard en train de lire vos nouveaux messages au lieu de retourner à votre tâche…

Mon problème pendant longtemps a été les emails sans date limite claire : une collègue qui vous pose une question sur un article ou un étudiant qui a besoin d’un renseignement par exemple. En lisant le message, je me disais que je n’avais pas toutes les informations en tête, qu’il fallait que je retourne lire un papier ou un document. Et puis je n’en savais jamais assez, ma réponse n’était jamais parfaite, je me sentais incompétente alors j’attendais encore un peu. Après quelques jours ou quelques semaines, je commençais en plus à me dire que j’étais ridicule de ne pas avoir répondu plus tôt et la honte s’ajoutait au sentiment d’incompétence, ce qui me poussait à procrastiner de plus belle et me maintenait dans la situation où je n’arrivait pas à répondre. A ce moment-là, rien que de penser à ma boîte mail m’angoissait !

Alors oui nous recevons (et envoyons !) probablement trop d’emails, mais comme cela ne va probablement pas changer du jour au lendemain, que pouvons-nous faire en attendant pour ne pas procrastiner ? Utiliser la méthode scientifique et trouver le bon carburant pour nourrir nos actions ! C’est ce que je fais depuis plus de deux ans pour mes emails et ça m’a changé la vie. Cette méthode n’est pas compliquée mais demande un peu de persévérance, ce qui n’est pas difficile à obtenir une fois que vous avez trouvé le bon carburant émotionnel !

Voici étape par étape ce que vous devez faire :

Décidez par écrit de votre protocole email, c’est à dire de la façon dont vous allez traiter vos emails : quand les lire et y répondre, quels jours, à quel moment de la journée, pendant combien de temps, comment les classer, lesquels garder ou effacer, les filtres à mettre en place….
Choisissez une période de temps (une semaine, un mois…) pour essayer ce protocole avant de l’évaluer et de l’adapter.
Trouvez quelle est l’émotion dont vous avez besoin pour suivre votre protocole et quelle pensée vous permet de créer cette émotion pour vous-même : ce sont les carburants de vos futures actions. Attention, cette étape est la plus importante !
Mettez en place votre protocole : mettez les actions à accomplir dans votre calendrier, pratiquez votre pensée carburant avant chaque action.
A la fin de la période de test choisie, évaluez votre protocole et votre carburant : votre pensée vous a-t-elle permis de ressentir votre émotion carburant ? Cette émotion vous a-t-elle aidée à faire les actions que vous aviez prévues ? Vos actions vous ont-elles menées au résultat souhaité ?
Retour à l’étape 1 !

J’ai commencé ce travail en septembre 2018 et il a changé ma relation à ma boîte mail et plus profondément la façon dont je me sens à mon travail. J’ai commencé par un protocole très simple, qui m’a permis de ne plus procrastiner : traiter mes messages en maximum 3 jours ouvrés. Le jeudi, je regarde tous les messages que j’ai reçus jusqu’au lundi précédent et je réponds, ou je décide quand je répondrais, je mets dans mon calendrier les événements annoncés auxquels je décide d’assister, je classe… Et surtout j’ai trouvé le carburant qui m’a permis d’agir à l’époque et a amorcé la machine : Je vais entraîner mon cerveau à répondre aux mails rapidement, ce qui me fait me sentir décidée. Cette pensée et cette émotion étaient parfaites pour moi à l’époque. Ce n’est plus du tout ce que j’utilise actuellement, et j’ai dû aller rechercher dans mes carnets pour retrouver ce que je pensais à l’origine ! Maintenant, plus de deux ans après, cette partie du protocole est complètement internalisée et sans effort. Je suis devenue quelqu’un qui répond à ses messages en maximum trois jours ouvrés… 99% du temps !

Je pourrais vous en dire beaucoup plus sur mon protocole et ce que j’ai mis en place, mais l’important c’est que vous trouviez ce qui vous convient à vous ! Que voulez-vous essayer ? Quel est votre carburant émotionnel ?

Si vous voulez que je vous accompagne dans ce travail, prenez un rendez-vous gratuit avec moi pour en parler !